O esperado email "Welcome to Crossref" chegou e a sua revista está pronta para ativar números DOI. No entanto, antes de fazer o seu primeiro depósito no SGGD, o sistema de autoatendimento da GeniusDesign, algumas ações preliminares devem ser revistas.
Neste artigo vamos apresentar um checklist para que você possa realizar a ativação dos seus primeiros números DOI com o patrocínio da GeniusDesign.
Direto ao ponto
Vamos ao checklist:
- Revisão de metadados: faça uma revisão cuidadosa dos seus metadados antes de depositar os números DOI.
- Atribuição dos números DOI: os números DOI podem ser gerados manualmente ou automaticamente no OJS (para artigos).
- Preparação dos metadados: clientes que utilizam o OJS exportam um arquivo XML; clientes que não utilizam o sistema preenchem os metadados diretamente no Formulário DOI do SGGD.
- Depósito pelo SGGD: cumpridas as etapas anteriores, basta acessar o SGGD (app.geniusdesign.com.br) e, no menu Crossref, usar o Upload XML (se você tem o arquivo XML) ou o Formulário DOI (se vai preencher os metadados no sistema).
Pronto! Depois de confirmar o depósito, acompanhe o resultado em Crossref › Depósitos Crossref. Quando o lote aparecer como Processado com Sucesso, os seus números DOI estão ativos.
Quer mais detalhes dos passos acima? Então continue a leitura abaixo.
1. Revisão de metadados
O número DOI é muito mais que um identificador digital de um trabalho acadêmico. Cada número DOI armazena um conjunto de dados (metadados) importante sobre o trabalho identificado, fundamentais para a reutilização desse identificador. Por exemplo, pesquisadores do Brasil utilizam o número DOI para cadastrar a sua produção acadêmica. Por isso é fundamental que os metadados sejam precisos e revisados antes de você fazer o depósito.
Diferentes tipos de objetos (ex.: artigos, livros, capítulos, relatórios, etc) possuem diferentes metadados obrigatórios. Procure fornecer a maior quantidade possível de metadados para uma boa indexação nas diferentes plataformas do universo acadêmico que utilizam o DOI para consulta ou registro.
- Para clientes que utilizam o OJS, recomendamos uma revisão atenciosa nos metadados do artigo antes de depositar os DOIs.
- Clientes que não utilizam OJS: reúna e revise os metadados que serão preenchidos no Formulário DOI do SGGD. Se preferir organizar tudo antes em uma planilha, use a Planilha de Metadados: ela pode ser importada no SGGD e abre o formulário já preenchido.
Leia também: A importância (extrema!) dos metadados para a publicação científica.
2. Atribuição dos números DOI
O número DOI é composto por um prefixo, seguido de um /sufixo. Este sufixo pode ser qualquer combinação alfanumérica, com algumas opções de símbolos também (ex.: ponto, traço, barra).
Recomendamos a utilização de identificadores da publicação (ex.: Livro = ISBN; Periódico = ISSN) na composição do sufixo, acrescido de outros identificadores.
Veja os exemplos:
Livro:
- ISBN do livro: 978-65-982699-1-3
- Prefixo do cliente: 10.58976
- DOI do livro: 10.58976/978-65-982699-1-3
Capítulo de livro:
- ISBN do livro: 978-65-982699-1-3
- Prefixo do cliente: 10.58976
- Capítulo 1: "Título fictício"
- DOI do capítulo: 10.58976/978-65-982699-1-3-cap1 ou 10.58976/978-65-982699-1-3.cap1 ou 10.58976/978-65-982699-1-3/1
(repete-se o padrão para outros capítulos)
Artigo de periódico:
- ISSN da revista: 2965-8438
- Prefixo do cliente: 10.58976
- DOI do artigo A (id: 270): 10.58976/2965-8438.2025.270 ou 10.58976/2965-8438.v1n1.270 ou 10.58976/2965-8438/V1N1/270
Os exemplos acima são apenas algumas das possibilidades e não esgotam o assunto. O objetivo aqui é orientar e apresentar possibilidades, mas você é livre para propor também o seu padrão.
Atribuição dos números DOI no OJS
O OJS já possui alguns padrões sugeridos e também permite a configuração de outros padrões, com base nas variáveis disponíveis. Assim, uma vez configurado, basta clicar em um único botão para gerar o número DOI do artigo correspondente.
Aqui neste tutorial nós apresentamos um passo-a-passo para que você possa configurar diretamente o seu OJS.
Como parte de nosso compromisso como seu patrocinador Crossref, nós também podemos realizar a configuração do sistema, sem custo adicional. Para tanto, nossa equipe precisará receber acesso de editor gerente à revista (usuário existente ou novo usuário).
Não utiliza o OJS? No Formulário DOI do SGGD, o campo DOI de cada objeto já vem com o seu prefixo: basta completar o sufixo seguindo o padrão escolhido. Se você importar a Planilha de Metadados no SGGD, os DOIs deixados em branco na planilha são gerados automaticamente.
3. Preparação dos metadados
Uma vez que os metadados estão revisados e os números DOI atribuídos, prepare os metadados para o depósito no SGGD:
- Para clientes que utilizam o OJS: basta exportar um arquivo XML com todos os artigos que serão depositados (ativados). Veja este tutorial sobre como exportar metadados do OJS para depósito na Crossref. Se a exportação do seu OJS não estiver disponível ou apresentar erro, use o Formulário DOI do SGGD: basta colar o endereço do artigo publicado e o sistema preenche os metadados direto do OJS. Veja o tutorial Preenchimento do Formulário DOI a partir de URL de artigo do OJS.
- Clientes que não utilizam OJS: não é preciso preparar nenhum arquivo. Os metadados revisados no passo 1 serão preenchidos no Formulário DOI e o SGGD gera o XML automaticamente. Se você usou a Planilha de Metadados, importe-a em Crossref › Planilha → Formulário e o formulário abrirá já preenchido.
4. Depósito pelo SGGD
Agora que os seus metadados estão prontos, acesse o SGGD (app.geniusdesign.com.br) e, no menu Crossref, escolha o caminho de acordo com o seu caso:
Upload XML (para quem tem o arquivo XML):
- Acesse Crossref › Upload XML.
- Selecione o Contrato DOI Ativo e o arquivo XML.
- Clique em Validar e Enviar. O SGGD valida a estrutura do arquivo e verifica na Crossref quais DOIs são novos e quais já existem.
Passo a passo completo, com vídeo: Ativação de números DOI a partir de XML exportado do OJS.
Formulário DOI (para quem vai preencher os metadados no sistema):
- Acesse Crossref › Formulário DOI.
- Selecione o Contrato DOI Ativo e o tipo de conteúdo: artigo de periódico, livro e capítulos, relatório, dissertação ou tese, dataset ou anais de conferência.
- Preencha os metadados e clique em Gerar e Revisar. O SGGD gera o XML automaticamente.
Tutoriais do Formulário DOI, com vídeo, por tipo de conteúdo: artigo de periódico, livro com ou sem capítulos e relatório. Para artigos publicados no OJS, veja também Preenchimento do Formulário DOI a partir de URL de artigo do OJS.
Nos dois caminhos, você chega à tela de revisão do depósito, com o total de DOIs (novos, atualizações e sem alteração), os créditos que serão descontados do contrato e os metadados de cada registro. Confira tudo e clique em Confirmar Depósito para enviar o lote à Crossref.
O acompanhamento é feito em Crossref › Depósitos Crossref: enquanto a Crossref processa o lote, ele aparece como Aguardando Retorno; quando o processamento termina sem erros, o status muda para Processado com Sucesso e os números DOI estão ativos. Se algum registro apresentar erro, o próprio lote traz o link Como corrigir, que explica o significado de cada erro. Veja também os tutoriais:
- Verificação de depósitos DOI: onde consultar os lotes e como interpretar cada status;
- Erros de depósito na Crossref: o que significam e como corrigir;
- Redepositar um lote com erro no SGGD: como enviar novamente um lote depois de corrigir os erros.
Espero que este tutorial tenha auxiliado a entender os primeiros passos para que você possa começar a ativar os seus números DOI com a GeniusDesign. Em caso de dúvidas, entre em contato conosco pelo email, disponível no rodapé do site, ou pelo nosso Whatsapp.
